Documentación incompleta
Faltan CIF, contratos firmados, fichas de datos o certificados. Nadie lo detecta hasta que surge un problema.
Operaciones / Administración
Onboarding 360 PYME
Estructura el alta de proveedores, clientes, empleados o proyectos con checklist documental, responsables claros y seguimiento. Sin dejar cabos sueltos ni depender de aprobación verbal.
Cada alta queda documentada, con responsable asignado y sin documentos pendientes ocultos.
Cuando el alta de terceros depende de correos y memoria
Muchas PYMES gestionan el alta de proveedores, clientes, empleados o proyectos con buena voluntad y poca estructura. Los documentos se piden de forma inconsistente y nadie sabe qué falta.
Sin checklist estandarizado
Cada persona pide documentos distintos, en formatos distintos y en momentos distintos.
Responsabilidades difusas
No queda claro quién debe solicitar, revisar o aprobar cada documento del alta.
Altas a medio hacer
Proveedores que ya facturan pero no tienen contrato firmado, o empleados que llevan semanas sin ficha completa.
Seguimiento manual
Recordar qué falta, perseguir documentos y verificar vencimientos consume horas y genera errores.
No hay histórico de altas
Cuando un proveedor se da de baja o un empleado cambia de puesto, nadie sabe qué documentación tenía.
¿Qué se entrega con Onboarding 360 PYME?
Se entrega un proceso de alta estructurado y trazable: checklist documental por tipo de alta, registro con estados y documentos pendientes, responsables por paso, notificaciones y panel de consulta. El detalle completo:
- ✓Checklist documental por tipo de alta (proveedor, cliente, empleado, proyecto) adaptada a tu operativa.
- ✓Sistema de registro con estado del alta, documentos recibidos y documentos pendientes.
- ✓Asignación de responsable por cada alta y por cada paso del proceso.
- ✓Notificaciones de documentos pendientes o vencidos.
- ✓Panel de consulta: estado de cada alta, qué falta y quién lo gestiona.
- ✓Registro de fechas, versiones y cambios en la documentación.
- ✓Documentación del proceso de alta y guía de uso para el equipo.
¿Qué no incluye?
No sustituye la revisión profesional de documentos legales, laborales o fiscales: estructura y traza el proceso de alta. Los límites, de forma explícita:
- ✗Verificación legal, laboral o fiscal de la documentación recibida.
- ✗Verificación de identidad biométrica o documental avanzada (salvo que se acote como fase independiente).
- ✗Sustitución de la revisión legal de contratos o acuerdos.
- ✗Aprobación automática de altas sensibles (puestos de responsabilidad, proveedores críticos, datos especiales).
- ✗Servicio de asesoría de RRHH, legal o fiscal.
Onboarding 360 PYME estructura y traza el proceso de alta, pero no sustituye la revisión profesional de documentos legales, laborales o fiscales.
¿Cuándo aplica RAG OS?
Si la empresa tiene procedimientos internos, plantillas de contratos o manuales de onboarding, RAG OS puede servir como capa de conocimiento para resolver dudas frecuentes del equipo que gestiona las altas. No es un requisito, sino un complemento cuando la documentación existente lo justifica.
¿Cuándo aplica SafetifAi?
Si se incorpora IA para sugerir documentos, clasificar altas o pre-rellenar campos, SafetifAi aporta supervisión: límites en las sugerencias, detección de datos sensibles y registro de las decisiones asistidas.
¿Cómo funciona Onboarding 360 PYME?
La implantación sigue cuatro fases: análisis de los tipos de alta, diseño del checklist documental, implantación con piloto y validación con documentación.
Del análisis del proceso actual a un sistema de altas documentado y en producción.
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01
Análisis de tipos de alta
Revisamos qué tipos de terceros das de alta, qué documentos necesitas hoy y dónde se pierden los pasos.
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02
Diseño del checklist
Definimos la documentación necesaria por tipo de alta, responsables, plazos y reglas de vencimiento.
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03
Implantación y piloto
Montamos el sistema, cargamos las altas pendientes y hacemos un piloto controlado con un grupo reducido.
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04
Validación y documentación
Verificamos uso, ajustamos checklists y documentamos el proceso para que el equipo sea autónomo.
Casos de uso habituales
En un escenario habitual, cerrar un alta documental pasa de 7-10 días a 2-3 días con checklist y responsables definidos (orientativo).
Situaciones donde Onboarding 360 PYME aporta valor desde el primer día.
Alta de proveedores
Empresa que necesita CIF, contrato firmado, datos bancarios y certificación antes de emitir la primera orden de compra.
Alta de clientes B2B
Clientes nuevos que requieren datos fiscales, contrato de servicio, condiciones de pago y aprobación interna antes de facturar.
Incorporación de empleados
Contrato firmado, documentación laboral, entrega de equipos, acceso a sistemas y checklist de primeros días.
Alta de proyectos
Acta de inicio, presupuesto aprobado, equipo asignado, documentación técnica y permisos antes de arrancar la ejecución.
Renovación de documentación
Certificados, seguros o contratos que vencen y necesitan seguimiento para no quedar caducados.
Preguntas frecuentes
¿Sustituye a un software de RRHH o un ERP?
No. Onboarding 360 PYME gestiona la trazabilidad documental del alta. No reemplaza un sistema de nóminas, un ERP ni un software de RRHH. Puede operar como capa independiente o conectarse en puntos concretos si se acota.
¿Verifica la validez legal de los documentos?
No. El sistema controla que el documento exista, esté firmado y no haya vencido. La verificación legal, fiscal o laboral corresponde a un profesional cualificado.
¿Puede adaptarse a distintos tipos de alta?
Sí. El checklist se diseña por tipo de alta: proveedor, cliente, empleado, proyecto u otros. Cada tipo tiene sus documentos, responsables y plazos específicos.
¿Cuánto tiempo tarda la implantación?
Un caso de uso estándar con 2-3 tipos de alta puede estar operativo en 2-3 semanas, incluyendo análisis, diseño, piloto y documentación.
¿La IA forma parte del proceso de alta?
No por defecto. Si se incorpora IA para sugerir documentos o pre-rellenar campos, se aplican controles SafetifAi (supervisión humana, límites, trazabilidad). Es un complemento opcional.
¿Qué pasa si ya tenemos documentación dispersa?
Es habitual. El servicio Data Clean & Control puede combinarse con Onboarding 360 PYME para organizar, deduplicar y normalizar la documentación existente antes de cargarla en el sistema.
¿Cuánto cuesta?
El rango orientativo de Onboarding 360 PYME es de 1.200 € a 12.000 €+, según alcance, sistemas implicados y volumen. No es una tarifa cerrada: el Mapa de Automatización PYME permite ajustar la propuesta antes de invertir.
Estructura tus altas y no dejes documentos pendientes
Si las altas de proveedores, clientes o empleados se gestionan con correos y memoria, Onboarding 360 PYME pone orden sin complicar tu operativa.
Sin compromiso. Primero evaluamos si Onboarding 360 PYME encaja en tu operativa actual.