Case Desk PYME. Ningún caso perdido entre correos y llamadas.

Qué es

Sistema para centralizar incidencias, solicitudes internas y peticiones de clientes con estado, prioridad, responsable e histórico.

Qué incluye

Registro de casos adaptado a la operativa, estados y prioridades configurables, notificaciones automáticas, panel de consulta y documentación de uso.

Cómo se implanta

Análisis del flujo actual, diseño del sistema, implantación con piloto y validación documentada.

Papel de la IA

Opcional: clasificación asistida o consulta de procedimientos (RAG OS), con revisión SafetifAi si hay respuestas automatizadas.

Qué no es

Ni plataforma ITSM enterprise ni contact center; orden y trazabilidad sin sobredimensionar la herramienta.

• Solicitudes sin estado ni responsable

  Nadie sabe en qué estado está cada caso ni quién debería resolverlo.

• Incidencias en múltiples canales

  Correo, llamadas, WhatsApp, notas internas: la información está dispersa y no hay un único punto de verdad.

• Sin histórico ni contexto

  Cuando un caso se retoma semanas después, nadie recuerda los detalles ni las decisiones tomadas.

• Prioridades invisibles

  Sin un sistema de priorización, todo parece urgente y lo importante se confunde con lo inmediato.

• Seguimiento manual

  Perseguir respuestas, recordar plazos y revisar estados consume horas que el equipo no tiene.

• No hay métricas de resolución

  Sin datos sobre tiempos, tipos de casos o cuellos de botella, es difícil mejorar el proceso.

Case Desk PYME es un sistema operativo de casos, no una suite enterprise. Su valor está en dar orden y trazabilidad sin sobredimensionar la herramienta.

• ¿Cuándo aplica RAG OS?

  Si tu equipo necesita consultar procedimientos, resoluciones anteriores o documentación al tratar un caso, RAG OS puede aportar contexto como capa transversal de conocimiento. No es un requisito del servicio, sino un complemento opcional cuando la documentación lo justifica.

• ¿Cuándo aplica SafetifAi?

  Si Case Desk incorpora respuestas automáticas o clasificación asistida por IA, SafetifAi aporta una capa de revisión: límites de respuesta, detección de contenido no deseado y trazabilidad de las decisiones automatizadas.

1. Análisis del flujo actual

   Revisamos cómo se reciben, gestionan y cierran los casos hoy. Identificamos canales, responsables y puntos de fricción.

2. Diseño del sistema

   Definimos tipos de caso, estados, prioridades, responsables, reglas de notificación y permisos.

3. Implantación y piloto

   Montamos el sistema, cargamos datos iniciales y hacemos un piloto controlado con un grupo reducido.

4. Validación y documentación

   Medimos uso, corregimos fricciones y documentamos el proceso para que el equipo sea autónomo.

• Soporte interno

  Empleados que reportan incidencias técnicas, solicitudes de material o peticiones a RRHH y necesitan seguimiento.

• Atención al cliente B2B

  Clientes que envían consultas, reclamaciones o solicitudes de servicio por distintos canales y esperan una respuesta ordenada.

• Gestión de incidencias de campo

  Instaladoras, servicios técnicos o empresas de mantenimiento que necesitan registrar avisos, asignar técnicos y cerrar intervenciones.

• Peticiones entre departamentos

  Solicitudes de compras, revisiones de calidad o validaciones que cruzan áreas y necesitan un responsable y un estado claro.

• Seguimiento de proyectos menores

  Tareas recurrentes o encargos que no justifican un gestor de proyectos, pero sí requieren registro y trazabilidad.