Solicitudes sin estado ni responsable
Nadie sabe en qué estado está cada caso ni quién debería resolverlo.
Operaciones / Soporte
Case Desk PYME
Centraliza incidencias, solicitudes internas y peticiones de clientes en un sistema con estado, prioridad, responsable e histórico. Sin depender de plataformas sobredimensionadas.
Tus casos no se pierden entre correos y llamadas: quedan registrados, trazables y con responsable claro.
Cuando los casos se dispersan, todo se ralentiza
Muchas PYMES gestionan incidencias y solicitudes con correo, Excel, WhatsApp o notas internas. El resultado: casos perdidos, duplicados y sin trazabilidad.
Incidencias en múltiples canales
Correo, llamadas, WhatsApp, notas internas: la información está dispersa y no hay un único punto de verdad.
Sin histórico ni contexto
Cuando un caso se retoma semanas después, nadie recuerda los detalles ni las decisiones tomadas.
Prioridades invisibles
Sin un sistema de priorización, todo parece urgente y lo importante se confunde con lo inmediato.
Seguimiento manual
Perseguir respuestas, recordar plazos y revisar estados consume horas que el equipo no tiene.
No hay métricas de resolución
Sin datos sobre tiempos, tipos de casos o cuellos de botella, es difícil mejorar el proceso.
¿Qué se entrega con Case Desk PYME?
Se entrega un sistema de casos listo para operar: registro adaptado a tu operativa, estados y prioridades configurables, responsables asignados, notificaciones automáticas, panel de consulta y documentación de uso. El detalle completo:
- ✓Sistema de registro de casos con campos adaptados al tipo de operativa.
- ✓Estados configurables: nuevo, en curso, pendiente de terceros, resuelto, cerrado.
- ✓Prioridad por caso (baja, media, alta, crítica) con reglas de visibilidad.
- ✓Asignación de responsable y seguimiento de histórico.
- ✓Notificaciones automáticas por cambio de estado o vencimiento de plazo.
- ✓Panel básico de consulta y búsqueda por estado, responsable, fecha o tipo.
- ✓Documentación del proceso y guía de uso para el equipo.
¿Qué no incluye?
No es una plataforma ITSM enterprise ni un contact center: es un sistema operativo de casos que da orden y trazabilidad sin sobredimensionar la herramienta. Los límites, de forma explícita:
- ✗Plataforma ITSM completa con gestión de cambios, problemas y configuraciones.
- ✗Sustitución de un centro de llamadas o contact center profesional.
- ✗Garantías legales de SLA ni compromisos contractuales de tiempo de respuesta.
- ✗Plataforma omnicanal completa (salvo que se acote como fase independiente).
- ✗Integración con sistemas externos sin fase técnica previa.
Case Desk PYME es un sistema operativo de casos, no una suite enterprise. Su valor está en dar orden y trazabilidad sin sobredimensionar la herramienta.
¿Cuándo aplica RAG OS?
Si tu equipo necesita consultar procedimientos, resoluciones anteriores o documentación al tratar un caso, RAG OS puede aportar contexto como capa transversal de conocimiento. No es un requisito del servicio, sino un complemento opcional cuando la documentación lo justifica.
¿Cuándo aplica SafetifAi?
Si Case Desk incorpora respuestas automáticas o clasificación asistida por IA, SafetifAi aporta una capa de revisión: límites de respuesta, detección de contenido no deseado y trazabilidad de las decisiones automatizadas.
¿Cómo funciona Case Desk PYME?
La implantación sigue cuatro fases: análisis del flujo actual de casos, diseño del sistema, implantación con piloto y validación con documentación.
Del análisis del flujo actual a un sistema de casos en producción.
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01
Análisis del flujo actual
Revisamos cómo se reciben, gestionan y cierran los casos hoy. Identificamos canales, responsables y puntos de fricción.
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02
Diseño del sistema
Definimos tipos de caso, estados, prioridades, responsables, reglas de notificación y permisos.
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03
Implantación y piloto
Montamos el sistema, cargamos datos iniciales y hacemos un piloto controlado con un grupo reducido.
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04
Validación y documentación
Medimos uso, corregimos fricciones y documentamos el proceso para que el equipo sea autónomo.
Casos de uso habituales
En un escenario habitual, el seguimiento de un caso crítico pasa de varios días a menos de 4 horas una vez centralizados los casos (orientativo, según proceso y volumen).
Situaciones donde Case Desk PYME aporta valor desde el primer día.
Soporte interno
Empleados que reportan incidencias técnicas, solicitudes de material o peticiones a RRHH y necesitan seguimiento.
Atención al cliente B2B
Clientes que envían consultas, reclamaciones o solicitudes de servicio por distintos canales y esperan una respuesta ordenada.
Gestión de incidencias de campo
Instaladoras, servicios técnicos o empresas de mantenimiento que necesitan registrar avisos, asignar técnicos y cerrar intervenciones.
Peticiones entre departamentos
Solicitudes de compras, revisiones de calidad o validaciones que cruzan áreas y necesitan un responsable y un estado claro.
Seguimiento de proyectos menores
Tareas recurrentes o encargos que no justifican un gestor de proyectos, pero sí requieren registro y trazabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Sustituye a un CRM o ERP?
No. Case Desk PYME complementa las herramientas existentes, no las reemplaza. Si ya tienes un CRM o ERP, el sistema de casos puede operar como capa independiente o conectarse en puntos concretos.
¿Sirve para empresas sin departamento de IT?
Sí. Está pensado precisamente para PYMES que no tienen un sistema formal de gestión de casos. El diseño es sencillo y no requiere conocimientos técnicos por parte del usuario final.
¿Puede integrarse con mi correo electrónico?
Puede evaluarse en la fase de análisis. La integración con correo depende del proveedor y los permisos disponibles, y se valora caso a caso durante el diagnóstico.
¿Cuánto tiempo tarda la implantación?
Un caso de uso estándar puede estar operativo en 2-4 semanas, incluyendo análisis, diseño, piloto y documentación. Casos más complejos con integraciones pueden requerir más tiempo.
¿La IA forma parte del sistema?
No por defecto. Si se incorpora IA para clasificación, sugerencias o respuestas, se aplican controles SafetifAi (límites, supervisión humana, trazabilidad). Es un complemento opcional, no un requisito.
¿Qué pasa si mis datos están desordenados?
Es habitual. El servicio Data Clean & Control puede combinarse con Case Desk PYME para limpiar y normalizar los datos antes de cargarlos en el sistema.
¿Cuánto cuesta?
El rango orientativo de Case Desk PYME es de 1.500 € a 15.000 €+, según alcance, sistemas implicados y volumen. No es una tarifa cerrada: el Mapa de Automatización PYME permite ajustar la propuesta antes de invertir.
Centraliza tus casos y gana trazabilidad
Si las incidencias y solicitudes se pierden entre canales, Case Desk PYME pone orden sin complicar tu operativa actual.
Sin compromiso. Primero evaluamos si Case Desk PYME encaja en tu operativa actual.