Aprobaciones verbales
Decisiones importantes se toman por teléfono, en pasillo o por WhatsApp sin dejar rastro formal.
Operaciones / Control interno
Compliance Flow PYME
Estructura evidencias, aprobaciones, controles internos y registros de actividad para que tu PYME tenga trazabilidad práctica. Sin certificaciones oficiales ni asesoría legal incluida.
Cada decisión queda registrada, cada aprobación queda trazada y cada evidencia queda accesible.
Cuando nadie sabe quién aprobó qué
Muchas PYMES toman decisiones correctas pero no las registran. Cuando alguien pregunta «quién aprobó esto» o «dónde está la evidencia», la respuesta es un silencio.
Evidencias dispersas
Capturas, correos, documentos firmados y actas repartidos en carpetas, buzones y dispositivos personales.
Sin registro de actividad
No hay log de quién hizo qué, cuándo y con qué datos. Si surge una incidencia, es imposible reconstruir los pasos.
Controles informales
Los controles internos dependen de la buena voluntad del equipo, no de un proceso estructurado y repetible.
Auditorías internas improvisadas
Cuando un cliente, proveedor o administración pide evidencias, se improvisa una búsqueda caótica.
No hay política documentada
Los criterios de aprobación, revisión y escalado están en la cabeza de las personas, no en un documento accesible.
¿Qué se entrega con Compliance Flow PYME?
Se entrega un sistema de control interno operativo: registro de evidencias con fecha y responsable, flujos de aprobación configurables, controles documentados, registro de actividad y panel de consulta con exportación para auditoría. El detalle completo:
- ✓Sistema de registro de evidencias: documentos, capturas, aprobaciones y decisiones con fecha y responsable.
- ✓Flujos de aprobación configurables por tipo de decisión (compras, cambios, accesos, gastos).
- ✓Controles internos definidos y documentados: qué se revisa, quién, cada cuánto y cómo se registra.
- ✓Registro de actividad (logs) para acciones relevantes: quién, qué, cuándo y sobre qué datos.
- ✓Panel de consulta de evidencias, aprobaciones y controles pendientes o vencidos.
- ✓Exportación de evidencias para revisión externa o auditoría.
- ✓Documentación del proceso de control interno y guía de uso.
¿Qué no incluye?
No es una certificación oficial ni incluye asesoría legal o DPO: la responsabilidad última del cumplimiento corresponde a la empresa. Los límites, de forma explícita:
- ✗Servicio de Delegado de Protección de Datos (DPO) ni asesoría legal continua.
- ✗Auditoría legal externa ni dictamen de cumplimiento normativo.
- ✗Certificación oficial en ISO, ENS, RGPD ni ninguna otra norma.
- ✗Garantía de cumplimiento regulatorio total ni parcial.
- ✗Sustitución de revisión legal de contratos, políticas o procedimientos.
Compliance Flow PYME aporta trazabilidad y controles internos prácticos. No sustituye asesoría legal, DPO ni certificación oficial. La responsabilidad última del cumplimiento normativo corresponde a la empresa.
¿Cuándo aplica RAG OS?
Si la empresa tiene políticas internas, procedimientos documentados o normativa sectorial de referencia, RAG OS puede servir como capa de consulta para resolver dudas del equipo sobre qué aplica en cada caso. No es un requisito, sino un complemento cuando la documentación lo justifica.
¿Cuándo aplica SafetifAi?
Si se incorpora IA para sugerir clasificaciones de riesgo, redactar informes o pre-rellenar controles, SafetifAi aporta revisión: límites en las sugerencias, detección de contenido no adecuado y registro de las decisiones asistidas.
¿Cómo funciona Compliance Flow PYME?
La implantación sigue cuatro fases: análisis de los controles actuales, diseño del flujo, implantación con piloto y validación con documentación.
Del análisis de controles actuales a un sistema de evidencias en producción.
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01
Análisis de controles
Revisamos qué decisiones se toman, quién las aprueba, qué evidencias se generan y dónde se pierden.
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02
Diseño del flujo
Definimos tipos de aprobación, controles obligatorios, evidencias necesarias y reglas de escalado.
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03
Implantación y piloto
Montamos el sistema, definimos logs y hacemos un piloto controlado con procesos reales.
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04
Validación y documentación
Verificamos que las evidencias se generan correctamente y documentamos el proceso para el equipo.
Casos de uso habituales
En un escenario habitual, preparar evidencias para una revisión pasa de 3-5 horas a menos de 45 minutos con el registro estructurado (orientativo, según alcance).
Situaciones donde Compliance Flow PYME aporta valor desde el primer día.
Aprobación de gastos
Gastos que requieren aprobación por importe, con evidencia del solicitante, el aprobador y el justificante.
Cambios en sistemas
Modificaciones en configuración, accesos o procesos que necesitan registro de quién las aprobó y cuándo se ejecutaron.
Revisión de proveedores
Evaluación periódica de proveedores con criterios definidos, evidencias de la revisión y decisión documentada.
Control de accesos
Registro de quién tiene acceso a qué, quién lo aprobó y cuándo se revisó por última vez.
Preparación para revisión externa
Cuando un cliente o administración solicita evidencias, el sistema permite exportar los registros de forma ordenada.
Preguntas frecuentes
¿Es una certificación oficial?
No. Compliance Flow PYME es un sistema de trazabilidad y controles internos. No otorga certificación oficial ni sustituye una auditoría externa. Facilita la preparación de evidencias si la empresa decide someterse a una certificación por su cuenta.
¿Incluye asesoría legal o DPO?
No. El servicio no incluye asesoría legal, fiscal ni servicio de DPO. Si la empresa necesita esos servicios, debe contratarlos con un profesional cualificado.
¿Garantiza el cumplimiento del RGPD o la LOPD?
No. El sistema facilita el registro de evidencias y controles, pero no garantiza el cumplimiento normativo. La responsabilidad legal recae sobre la empresa y sus asesores.
¿Se puede integrar con sistemas existentes?
Puede evaluarse en la fase de análisis. La integración depende de los sistemas concretos y se valora caso a caso. El servicio Legacy Bridge AP puede ser complementario si se necesitan puentes con sistemas existentes.
¿Cuánto tiempo tarda la implantación?
Un caso de uso estándar con 3-5 tipos de aprobación puede estar operativo en 2-4 semanas, incluyendo análisis, diseño, piloto y documentación.
¿La IA toma decisiones de aprobación?
No. Si se incorpora IA para clasificar o sugerir, las decisiones de aprobación siempre requieren confirmación humana. SafetifAi aporta controles adicionales cuando hay IA involucrada.
¿Sirve para PYMES sin departamento de compliance?
Sí. Está diseñado precisamente para PYMES que no tienen un departamento de compliance formal. El sistema es sencillo y se adapta al nivel de control que la empresa necesita.
¿Cuánto cuesta?
El rango orientativo de Compliance Flow PYME es de 1.500 € a 15.000 €+, según alcance, sistemas implicados y volumen. No es una tarifa cerrada: el Mapa de Automatización PYME permite ajustar la propuesta antes de invertir.
Trazabilidad práctica para tus decisiones
Si las aprobaciones se pierden y las evidencias están dispersas, Compliance Flow PYME pone orden sin convertir tu operativa en una burocracia.
Sin compromiso. Primero evaluamos si Compliance Flow PYME encaja en tu operativa actual.